Інструкція до Модулю «Електронний документообіг»

Модуль «Електронний документообіг» призначений для обміну документами в електронному вигляді з контролюючими органами (наприклад, реєстрація податкових накладних в ЄРПН) і контрагентами (обмін рахунками, актами і податковими накладними). Основні завдання модуля: економити ваш час, робити бізнес-процеси у вашій компанії більш ефективними, а її імідж на українському та міжнародному ринках - краще.

З модулем «Електронний документообіг» Ви зможете за лічені секунди реєструвати податкові накладні (з 01.01.2015 обов'язкова реєстрація всіх податкових накладних - відповідно до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» №4309а від 21.07.2014) . Також модуль дозволить назавжди забути про довгий таі незручний цикл запевнення первинних документів та їх доставки контрагентам.

Переваги електронного документообігу з модулем «Електронний документообіг»:

    
впевненість в автентичності документа - підтверджена законодавством України;
    
контроль процесу обміну електронними документами на всіх етапах;
    
економія коштів (папір, картриджі для принтера, поштові марки та конверти, послуги кур'єра, простір для архіву);
    
підвищення ефективності бізнес-процесів за рахунок скорочення часу на обмін документами;
    
простота і зручність у використанні (досить базових знань роботи з комп'ютером);
    
надійність, підтверджена досвідом обміну електронними документами провідними компаніями в усьому світі;
    
соціальна та екологічна відповідальність як частина позитивного іміджу Вашої компанії.

Ефективно

Більшість ваших контрагентів вже впровадили електронний документообіг - програмою  «M.E.Doc IS»та сертифікатами електронного цифрового підпису (ЕЦП) користуються бухгалтери та керівники понад 500 тис. Підприємств в Україні. Тому насолоджуватися перевагами модуля «Електронний документообіг» Ви зможете відразу.

Вигідно

Ви зможете раз і назавжди викреслити зі списку регулярних витрат компанії папір і картриджі для друку документів, послуги пошти або кур'єра. Тільки на скороченні витрат паперу офіс на 30 співробітників економить від 9 тис. Грн. на рік, а вигода великих компаній вимірюється сотнями тисяч гривень. Наприклад, одна з найбільших телекомунікаційних компаній завдяки переходу на електронний документообіг заощаджує близько 2 млн. Аркушів паперу в рік, а це в грошовому еквіваленті - майже 250 тис. Грн. Щоб дізнатися, скільки саме заощадить Ваша компанія при переході на електронний документообіг, скористайтеся нашим «Калькулятором економії».

Безпечно

При роботі з комп'ютерною програмою «M.E.Doc IS» Ваші документи надійно захищені від несанкціонованого втручання. Обмін первинними документами відбувається в зашифрованому вигляді з використанням електронного цифрового підпису ЦСК «Україна», національного лідера за показником безпеки. Ключі є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані або скопійовані і є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа. Сама програма «MEDoc IS» є надійним засобом ЕЦП, визнаний експертизою Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації (ДССЗЗІ).

Законно

Закон України «Про електронний цифровий підпис» № 852-IV від 22.05.2003

«Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки)».

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003

«Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора».

«Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму».

Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» №4309а від 21.07.2014

«Податкова звітність з податку на додану вартість подається до контролюючого органу усіма платниками в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством».

 

Просто

Обмін електронними документами - це не тільки економно і зручно, але й надзвичайно просто. Вам необхідно зробити лише 3 прості кроки!


Крок 1. Переконатися в наявності необхідних інструментів: модуля «Електронний документообіг» та електронного цифрового підпису (наприклад, ЦСК «Україна»).

Якщо у Вас немає коду доступу до модуля «Електронний документообіг», необхідно його отримати, сплативши рахунок на цій сторінці.

Крок 2. З'ясувати, чи встановлений у Вашого контрагента модуль «Електронний документообіг».

Це можна зробити за допомогою комп'ютерної програми «M.E.Doc IS»:

Довідник «Контрагенти» → меню «Правка» → «Оновити дані для документообігу»

У випадку, якщо у контрагента не встановлений модуль «Електронний документообіг», він все одно може прийняти від вас документи, проте не має можливості редагувати їх або відправляти самостійно. Запропонуйте йому встановити модуль.

Крок 3. Надіслати своїм контрагентам лист-повідомлення про те, що ви обмінюєтеся усіма первинними документами в електронному вигляді.

Зразок листа: «Первінні документи» → «Реєстр первинних документів» в меню «Файл» → «создать»

Також рекомендуємо додати в договір зі своїм контрагентом пункт про нову схему обміну первинними документами. Якщо договір був підписаний раніше, внести зміни через додаткову угоду

Найбільш поширений варіант:

Сторони погоджуються, що рахунки, акти та податкові накладні за послуги або товари, отримані за цим Договором, будуть надані виключно в електронному вигляді, складені згідно з чинним законодавством про електронні документи, електронний документообіг та електронний цифровий підпис, із заповненням усіх обов'язкових реквізитів і накладанням електронного цифрового підпису уповноваженої особи та печатки.

Соціально свідомо

Економічна ситуація в Україні на даний момент надзвичайно складна. В умовах, коли навіть найбільші компанії змушені йти на скорочення витрат, економія коштів на папері, картриджах і послугах пошти за рахунок використання модуля «Електронний документообіг» дозволить зберегти робочі місця для українців і підтримати економіку країни в цілому. Зараз, коли нашій країні як ніколи потрібна підтримка кожного свідомого громадянина, ми вважаємо своїм обов'язком зробити все можливе для поліпшення ситуації і запрошуємо вас приєднатися до соціальної місії команди «M.E.Doc IS».

 

ПВФ “Практик”. Електронний документообіг.

Послуги бухгалтерам Вінниця, M.E.Doc Вінниця                        

+38 (097) 848-02-33, (063) 77-26-206

+38 (0432) 55-40-75 багатоканальний

 

Розробка сайту
дизайн-студія «Webhit»